Finanzsatzung AStA Bamberg e.V.
Dieses Dokument listet verbindliche Regeln auf, wenn du mit Geldern vom AStA Bamberg e.V. umgehst. Die Einhaltung ist wichtig, da viele davon gesetzlich vorgeschrieben sind und der Verein sie einhalten muss. Wenn die Regeln nicht befolgt werden, kann es sein, dass unsere Schatzmeister*innen deine Auslagen nicht erstatten können.
#1 - Rechnungspflicht
Für jede Erstattung von Auslagen muss eine Originalrechnung eingereicht werden. Auf einer Rechnung muss der Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum sowie der Dienstleister (z.B. Supermarkt auf einem Kassenzettel, Unternehmen bei Autoverleih, …) klar erkennbar sein.
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Kassenzettel vom Supermarkt Digitale Rechnung eines Online-Kaufes Lesbare, handschriftliche Quittung mit Ort, Betrag, Name des Dienstleisters und Unterschrift |
Beleg eines Kartenzahlungs-Geräts Handschriftliche Zusammenfassung eigener Auslagen Rechnungen, auf die etwas handschriftlich ergänzt wurde Einscannte oder abfotografierte Belege (wir brauchen Originale!) |
#2 - Projektpflicht
Jede Erstattung muss eindeutig einem Projekt im Finanzplan des AStA Bamberg e.V. zugewiesen werden können. Der Haushalt eines Projekts wird in der Regel jedes Jahr auf der Mitgliederversammlung beschlossen. Wenn eine Ausgabe zu keinem Projekt passt, muss das vorab mit dem Vorstand abgesprochen werden. Zudem muss aus der Rechnung klar erkennbar sein, was der Verwendungszweck der Zahlung ist. Falls das nicht klar ist, brauchen wir eine zusätzliche Erklärung - bitte nicht auf eine Rechnung drauf schreiben, sondern auf ein Extra-Dokument.
#3 - Sparsamer Umgang mit AStA-Mitteln
Unser Geld ist begrenzt, daher vertrauen wir allen unseren Mitgliedern, dass sie sparsam mit den Vereinsmitteln umgehen. Unsere Schatzmeister*innen stehen euch jederzeit bei Fragen zur Verfügung und unterstützen euch gerne. Projekte sind selbst dafür verantwortlich, darauf zu achten, dass sie ihren Haushalt nicht überschreiten. Für alle Projekte gilt, dass sie zuerst selbstständig Fördermittel beantragen, bevor sie auf AStA-Mittel zurückgreifen.